Le Kbis, également appelé extrait Kbis, est un document officiel attestant de l’existence et de l’identité d’une entreprise en France. Il constitue la « carte d’identité » de l’entreprise et regroupe diverses informations obligatoires concernant la société. Dans cet article, nous passerons en revue les informations indispensables qui doivent figurer sur un extrait Kbis, ainsi que les implications juridiques et pratiques liées à ce document.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est délivré par le greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise concernée. Il s’agit du seul document officiel attestant de son existence juridique et faisant foi en cas de litige. En outre, il est souvent demandé par les banques, les fournisseurs ou les clients lors de certaines démarches administratives ou commerciales.
Pour obtenir un extrait Kbis, il faut se rendre au greffe du Tribunal de commerce compétent ou effectuer une demande en ligne via le site Infogreffe. Le coût d’un extrait Kbis varie selon le mode d’obtention (en ligne ou au guichet) et la durée de validité souhaitée (de trois mois à un an).
Les informations obligatoires figurant sur un extrait Kbis
L’extrait Kbis doit contenir plusieurs informations essentielles relatives à l’entreprise concernée. Ces informations sont les suivantes :
- La dénomination sociale : il s’agit du nom de l’entreprise, qui doit être unique et ne pas porter à confusion avec d’autres entreprises existantes.
- Le numéro SIREN : attribué par l’Insee, ce numéro à neuf chiffres identifie l’entreprise au niveau national et est invariable tout au long de son existence.
- Le code NAF (nomenclature des activités françaises) : déterminé par l’Insee, il permet de classer l’entreprise selon son activité principale et facilite les comparaisons statistiques.
- L’adresse du siège social : elle correspond au lieu où se trouve la direction effective de l’entreprise et peut être différente de ses établissements secondaires.
- La forme juridique : elle indique le type de société (SARL, SAS, SA, etc.) et détermine le régime juridique applicable en matière de responsabilité, de capital social ou de fiscalité.
- Le montant du capital social : il représente la somme des apports réalisés par les associés lors de la constitution de la société et est exprimé en euros.
- La date d’immatriculation : elle correspond à la création officielle de l’entreprise auprès des autorités compétentes.
Les organes dirigeants et représentants légaux
L’extrait Kbis doit également mentionner les noms et prénoms des dirigeants et représentants légaux de l’entreprise, ainsi que leurs fonctions au sein de la société (gérant, président, directeur général, etc.). Ces informations sont importantes car elles permettent d’identifier les personnes habilitées à engager l’entreprise dans ses relations avec les tiers.Les mentions spécifiques selon la situation de l’entreprise
En fonction des caractéristiques propres à chaque entreprise, certaines mentions particulières peuvent apparaître sur l’extrait Kbis :
- Le statut d’auto-entrepreneur, si l’entreprise est immatriculée sous ce régime particulier ;
- Les éventuelles procédures collectives en cours (sauvegarde, redressement judiciaire ou liquidation) ;
- L’existence d’un établissement secondaire, avec son adresse et son numéro SIRET propre ;
- Les mentions relatives à d’éventuelles autorisations administratives spécifiques requises pour exercer certaines activités réglementées (par exemple, une licence pour un débit de boissons).
L’importance de la mise à jour des informations sur le Kbis
Les informations figurant sur l’extrait Kbis doivent être régulièrement mises à jour auprès du Tribunal de commerce compétent. En effet, toute modification substantielle (changement de gérant, augmentation du capital social, etc.) doit faire l’objet d’un dépôt au greffe et d’une inscription modificative sur le registre du commerce et des sociétés (RCS). À défaut, l’entreprise s’expose à des sanctions pénales et civiles, notamment en cas de litige avec un tiers.
La portée juridique de l’extrait Kbis
Comme mentionné précédemment, l’extrait Kbis fait foi en cas de litige et constitue une preuve légale de l’existence de l’entreprise. Il peut également être utilisé pour vérifier la solvabilité d’un partenaire commercial ou pour obtenir des renseignements sur les dirigeants d’une société concurrente. En outre, certaines démarches administratives ou commerciales nécessitent la présentation d’un extrait Kbis récent (de moins de trois mois), comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou la conclusion d’un contrat avec un fournisseur.
Conclusion
L’extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise française, car il atteste de son existence juridique et regroupe diverses informations obligatoires. Les dirigeants doivent veiller à maintenir à jour les informations figurant sur le Kbis et à se conformer aux obligations légales qui en découlent. De plus, ce document peut s’avérer utile dans le cadre des relations commerciales ou pour obtenir des renseignements sur les partenaires potentiels.
… Comment se procurer un extrait Kbis ?
Se procurer un extrait papier
Si vous souhaitez un extrait kbis en version papier, vous devez vous tourner vers le greffe du tribunal de commerce compétent (celui de la région d’immatriculation de l’entreprise), en vous rendant sur place ou en faisant la demande par courrier ou par mail. Le greffe vous demandera un règlement pour chaque demande d’extrait si vous n’êtes pas le gérant ou le directeur de la société pour laquelle vous souhaitez acquérir ce document.
Comment procéder pour une version numérique
Pour obtenir un extrait en version numérique, vous pouvez le télécharger via le site infogreffe.fr ou le site infonet.fr.
Vous devez créer un compte sur le site et régler la somme demandée pour obtenir les extraits Kbis que vous souhaitez.
Qui peut demander un extrait Kbis ?
Tout gérant ou président d’entreprise peut faire une demande d’extrait Kbis selon ses besoins : par exemple pour répondre à un appel d’offres ou ouvrir un compte bancaire professionnel.
Ensuite, tout un chacun peut faire la demande d’un extrait Kbis qu’il s’agisse d’une entreprise cliente, fournisseur ou d’un concurrent. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de ces sociétés et leur situation administrative avant de vous engager avec elles.